숭실대학교에서 진행된 국제학회 심포지움은 해외 발표자와 국내 참관객이 함께 자리하는 일정이라, 휴식 시간마다 각기 다른 입맛과 격식을 동시에 만족시켜야 하는 자리였습니다. 발표 세션 사이 짧은 브레이크 안에 정리·회수까지 끝내야 한다는 시간 조건도 함께 전달받았습니다.
행사 전 담당자와 함께 세션 시간표를 확인해, 브레이크마다 인원이 몰리는 시점과 흩어지는 시점을 나눠 테이블 동선을 짰습니다. 발표장 출입구에서 로비 테이블까지의 이동 거리가 짧아, 줄이 생기지 않도록 메뉴를 두 개 라인으로 분산 배치하는 방식을 택했습니다.
구성은 핑거푸드 위주 한입 도시락과 커피·다과를 함께 올려, 정장 차림의 참관객도 서서 편하게 집어 먹을 수 있도록 했습니다. 해외 발표자 동선에 맞춰 카드에 영문 메뉴 안내도 별도로 준비했습니다.
오전·오후 두 차례 브레이크가 끝날 때마다 테이블을 신속히 정리하고 다음 세션 전까지 새 구성으로 다시 채워, 참관객이 로비를 지날 때마다 흐트러진 인상을 받지 않도록 관리했습니다.
