커피브레이크 케이터링이란
학술대회나 세미나는 발표 세션 사이 10~20분 남짓한 짧은 휴식 시간이 주어집니다. 이 시간 동안 참관객이 커피 한 잔과 간단한 다과로 숨을 돌리고 다음 세션으로 넘어갈 수 있도록 준비하는 것이 커피브레이크 케이터링입니다. 정찬처럼 자리에 앉아 먹는 구성이 아니라, 짧은 시간 안에 서서 가볍게 즐길 수 있는 형태로 구성합니다.
세션 시간표에 맞춘 준비
커피브레이크는 시간이 생명입니다. 발표가 끝나고 참관객이 로비로 나오는 순간 이미 테이블이 준비되어 있어야 하고, 다음 세션 시작 전에는 정리가 끝나 있어야 합니다. 상담 단계에서 세션 시간표를 미리 받아 브레이크 시작 시각과 지속 시간을 확인하고, 그에 맞춰 세팅 인력과 회수 타이밍을 계획합니다. 오전·오후로 브레이크가 나뉘어 있다면 매번 새로운 구성으로 다시 채워 신선한 인상을 유지합니다.
다과 구성과 커피 준비
커피브레이크는 커피 자체의 품질만큼이나 대기 시간이 중요합니다. 참관객이 몰리는 순간 커피가 늦게 나오면 정작 짧은 휴식 시간을 줄 앞에서 흘려보내게 되기 때문에, 인원 규모에 맞춰 미리 추출해둔 커피와 즉석 추출을 함께 준비하는 방식으로 대기 시간을 줄입니다. 다과는 손에 자국이 남지 않고 부스러기가 적은 구성 위주로 골라, 발표 자료를 다시 손에 드는 참관객이 불편하지 않도록 합니다.
100만 원 이상부터 접수하는 이유
커피브레이크는 총액 기준으로 진행하기 때문에, 참석 인원과 브레이크 횟수에 따라 필요한 인력과 재료량이 크게 달라집니다. 인원이 적어도 세션 횟수가 많으면 그만큼 세팅과 회수를 반복해야 해서 총액 100만 원 이상부터 접수를 받고 있으며, 정확한 견적은 세션 시간표와 인원을 확인한 뒤 상담을 통해 안내해 드립니다.
실제 진행 사례
외교부와 건국대 인문학 학술대회에서는 오전 세션의 커피브레이크와 오후 식사용 고급도시락을 하루 안에 모두 준비했습니다. 발표가 진행되는 동안 다음 구성을 미리 준비해두는 방식으로 전환 시간을 아꼈고, 외부 초청 인사가 많은 점을 고려해 도시락 구성 격도 한 단계 높였습니다. 숭실대 국제학회 심포지움에서는 발표 세션 사이 두 차례 브레이크타임에 맞춰 핑거푸드와 다과를 두 라인으로 나눠 배치해 줄이 생기지 않도록 했습니다.
다과 케이터링과 함께 진행하는 경우
커피브레이크만 단독으로 진행하기도 하지만, 오전 브레이크와 오후 식사를 하루 일정 안에 함께 요청하는 학술대회도 많습니다. 이 경우 다과 케이터링은 1인 기준 25,000원부터, 식사 케이터링은 1인 기준 40,000원부터 구성이 가능하며, 세션 시간표에 맞춰 두 구성을 하나의 흐름으로 이어 준비해 드립니다. 예산 범위를 먼저 알려주시면 그 안에서 가능한 구성을 정리해 안내해 드립니다.
야외·로비 등 공간별 세팅
실내 로비뿐 아니라 야외 공간에서 커피브레이크를 진행하는 경우도 있습니다. 야외라면 날씨와 바람을 고려해 다과가 날리거나 상하지 않도록 덮개와 배치 방식을 조정하고, 좁은 로비라면 동선을 최소화할 수 있는 컴팩트한 테이블 구성으로 바꿔 참관객이 지나다니는 데 불편함이 없도록 합니다.
행사 하루 전 최종 확인
세션 시간표는 발표자 사정으로 행사 직전에 바뀌는 일이 드물지 않습니다. 하루 전날 담당자와 최종 시간표를 다시 확인하고, 브레이크 시작·종료 시각이 바뀐 경우 세팅 인력 배치도 함께 조정해 당일 혼선이 없도록 합니다.
자주 묻는 질문
커피브레이크 케이터링은 최소 얼마부터 진행되나요? +
커피브레이크는 총액 100만 원 이상부터 접수하고 있으며, 세션 시간표에 맞춰 다과와 커피 구성을 조율해 드립니다.
오전 커피브레이크와 오후 식사를 하루에 함께 진행할 수 있나요? +
가능합니다. 오전에는 커피와 다과로 가볍게, 오후 식사 시간에는 같은 공간을 도시락 구성으로 다시 세팅하는 방식으로 진행합니다.
관련 서비스: 학회심포지움케이터링 · 임원회의프리미엄도시락